【CPP114】訊：日報表在許多企業(yè)中都不受職工歡迎，究其原因，是其常被誤解為一種對員工個(gè)人成績(jì)、工作表現的評價(jià)工具。不僅如此，許多管理干部和企業(yè)領(lǐng)導也經(jīng)常低估報表統計工作在企業(yè)管理中的巨大作用。但我們應該意識到，每一位員工所完成的工作不僅體現其自身的工作成績(jì)，同時(shí)也反映出企業(yè)、部門(mén)整體的工作業(yè)績(jì)。企業(yè)要想在競爭激烈的市場(chǎng)中立足，必須在清楚各項成本的基礎上，在企業(yè)內部建立一個(gè)全面的報表統計制度，并充分利用報表統計提供的數據來(lái)改進(jìn)企業(yè)管理工作。
 

　　有一家印刷企業(yè)，新購置了一臺高寶5色上光膠印機。該設備在技術(shù)上非常先進(jìn)，但運行情況并不理想，實(shí)際利用率只有76%。對此現象，膠印車(chē)間主任解釋是由每班開(kāi)機前的準備時(shí)間及下班停機前的整理時(shí)間過(guò)長(cháng)造成的，且認為對于這種72cm×104cm對開(kāi)幅面的設備，每天兩小時(shí)的準備時(shí)間和整理時(shí)間很正常。但隨后進(jìn)行的數據分析表明原因并不在此。調查發(fā)現，車(chē)間操作人員沒(méi)有在日報表上如實(shí)填寫(xiě)諸如停機、等工、等印版、等紙、缺少印件施工單等項，造成管理及決策數據失效。
 

　　經(jīng)深入分析，新一代印刷機調試準備時(shí)間幾乎縮短了一半，且印刷速度大幅提高，使得每臺設備對印版需求幾乎增加了30%。而該廠(chǎng)從事拼版、曬版工序的人員不夠，難以滿(mǎn)足高速印刷機的需求。同時(shí)，曬版人員忙中出錯，還會(huì )生產(chǎn)出許多廢版。對此，企業(yè)采取了多種補救措施，例如：請來(lái)德國專(zhuān)家對曬版工作人員進(jìn)行培訓，統一曬版工序質(zhì)量標準；從外廠(chǎng)調來(lái)熟練操作人員；把部分拼版任務(wù)外發(fā)加工，補充一部分生產(chǎn)加工能力等。但由于外加工的供貨時(shí)間常常得不到保證，每次供版時(shí)間推遲仍會(huì )造成等版、停機。此外，生產(chǎn)組織管理問(wèn)題又不能通過(guò)正確的日報表填寫(xiě)及時(shí)反饋給管理者進(jìn)行糾正。
 

　　企業(yè)日報表統計的應用
 

　　企業(yè)日報表統計主要是為建立生產(chǎn)數據庫服務(wù)的，生產(chǎn)數據庫是統一管理、組織、維護和提供生產(chǎn)管理所需數據的子系統。它是生產(chǎn)管理系統的數據中心，集中建立和維護生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所必須的基本數據資源，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門(mén)所共享。
 

　　對企業(yè)生產(chǎn)的調控主要集中在3個(gè)層次上：第一層：計劃與監督；第二層：調整；第三層：執行。
 

　　所有這3層的工作都建立在企業(yè)數據的搜集和分析上，所以有了相應的計劃數據、調節數據和結果數據這3個(gè)概念。當管理發(fā)生在第一層次，要對企業(yè)第二年的生產(chǎn)安排進(jìn)行計劃時(shí)，就必須對企業(yè)上年度的經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行數據（結果數據）搜集、整理。當然，車(chē)間發(fā)生數據還應包括原材料消耗以及外加工部分。
 

　　數據的填寫(xiě)要具體到每一天、每一個(gè)班次。例如：
 

　　1、針對廠(chǎng)內生產(chǎn)設備，相應報表中應反映在這臺設備上加工的訂單及工序名稱(chēng)，工作開(kāi)始和結束時(shí)間、時(shí)間長(cháng)短、時(shí)間類(lèi)型（調試、生產(chǎn)、中斷、停機及輔助時(shí)間），工藝要求（影響因素如印量、紙張等級、制版難度系數等），數量（正品數量、次品數量）等。
 

　　2、針對每一份訂單，相應報表中應反映加工此單的工藝流程及設備，加工時(shí)間點(diǎn)（起始、結束）、時(shí)間類(lèi)型和長(cháng)短，數量（正品數量、次品數量），消耗材料種類(lèi)及數量，外加工（種類(lèi)、尺寸、數量）等。
 

　　3、針對每一位操作者，相應報表中應反映工作時(shí)間點(diǎn)（上下班時(shí)間）、時(shí)間類(lèi)型（正常班、加班、輪班）和長(cháng)短。
 

　　以上介紹了對企業(yè)管理人員相對重要的數據來(lái)源，數據來(lái)源正確、真實(shí)反映企業(yè)情況，才是最有價(jià)值的。目前，國外同行管理企業(yè)的數據統計工作已實(shí)現電腦化，不需要大量的人工操作和相應的統計職能部門(mén)，電腦已和設備聯(lián)網(wǎng)，大量信息處理工作已由電腦完成，能及時(shí)反饋到管理層。在2003年11月于上海舉辦的中國國際全印展上，由德國CDF公司開(kāi)發(fā)的印刷企業(yè)管理軟件已能和印刷設備聯(lián)網(wǎng)。領(lǐng)機操作設備時(shí)，只需拿起讀碼器將日報表上相應的工作讀入，不需操作人員再用手工填寫(xiě)，避免了誤寫(xiě)和有意隱瞞的現象。大量的信息由電腦處理，管理人員的電腦只需和中央信息控制中心聯(lián)網(wǎng)，即可及時(shí)了解企業(yè)的生產(chǎn)狀況，詳細到印刷機正在印什么產(chǎn)品、已印了多少，節省了大量時(shí)間。
 

　　如果我們再將獲得的數據定期按照天數、班次、工作崗位、設備、任務(wù)種類(lèi)及操作人員進(jìn)行匯總，將成本具體分攤、定期總結，管理人員就能真實(shí)地了解每臺設備的實(shí)際生產(chǎn)能力、每份訂單的實(shí)際獲利情況。而訂單實(shí)際獲利是個(gè)十分重要的概念，管理人員關(guān)心的是每份訂單的贏(yíng)利情況，以便對報價(jià)做出調整或改變工藝、降低成本。日報表的作用是搜集生產(chǎn)中的實(shí)際發(fā)生情況，與報價(jià)中各項成本的預計情況進(jìn)行比較，分析偏差產(chǎn)生的原因，找到改進(jìn)的方法，其也是員工工資分配的基礎。
 

　　目前印刷行業(yè)發(fā)展十分迅速，大量的先進(jìn)設備不斷進(jìn)入中國市場(chǎng)。在購買(mǎi)設備后，關(guān)鍵是要進(jìn)行充分管理，發(fā)揮其最大效能。有的企業(yè)引進(jìn)了數百萬(wàn)元的生產(chǎn)線(xiàn)，卻因為缺乏細致周密的市場(chǎng)調研導致設備到位后業(yè)務(wù)不足；另外有的企業(yè)則對生產(chǎn)工藝的設計和實(shí)施帶有隨意性，對員工的培訓也不到位。這都是管理人員應當盡量避免的。
 

　　任何一臺單張紙膠印機，即使是最先進(jìn)的，如果它加工的產(chǎn)品經(jīng)常是短版活，平均調試準備時(shí)間也會(huì )高達30%或者更多，再加上正式印刷過(guò)程中可能出現的停機中斷時(shí)間，可能達到40%。在這段時(shí)間里，機器沒(méi)有完成印刷，也就未能創(chuàng )造效益。
 

　　關(guān)于生產(chǎn)時(shí)間的種類(lèi)，印刷企業(yè)管理中有這樣的論述。
 

　　為了增大企業(yè)資源的有效利用，必須增加生產(chǎn)時(shí)間。增加生產(chǎn)時(shí)間就要考慮是否將生產(chǎn)由一班改為兩班或三班；要想提高設備的實(shí)際利用率，就要縮短生產(chǎn)時(shí)間中的次要時(shí)間，了解次要時(shí)間及中斷時(shí)間在總時(shí)間中所占的比例。在技術(shù)及組織方面，企業(yè)報表數據將會(huì )為我們了解故障的原因提供極大幫助。通過(guò)對時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)及計算每一項在總時(shí)間中的比例，企業(yè)組織者可以找出管理中的薄弱環(huán)節。而這一點(diǎn)也是企業(yè)確定其工作方法、措施，改進(jìn)生產(chǎn)及信息管理，制定設備及人員使用和員工培訓的基礎。
 

　　目前國外對日報表上數據的采集已實(shí)行電腦化，方法主要有電腦和生產(chǎn)設備聯(lián)網(wǎng)，且改手工填寫(xiě)為讀碼器讀入，國內目前也開(kāi)發(fā)了許多相關(guān)軟件，不少企業(yè)也在積極改變手工填寫(xiě)報表或原材料消耗單、手工處理大量數據的方法。
 

　　建立完整的企業(yè)內部信息搜集機構
 

　　調整、控制工作在計劃及監督層次之后。利用報表提供的數據，比較計劃值與實(shí)際值，找出偏差，分析偏差產(chǎn)生的原因并予以糾正，這就是控制工作。這項工作要求從車(chē)間獲得的數據要有很強的時(shí)間性、即時(shí)性。以往利用日報表對數據進(jìn)行手工統計對于現代管理已成為歷史。精確、全面、及時(shí)的企業(yè)報表統計工作建立在印刷企業(yè)管理軟件之上。在德國，小到十幾人、大到上百人的印刷企業(yè)普遍采用了行業(yè)管理軟件對企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行管理。
 

　　對數據的及時(shí)采集和處理基于日報表管理系統。這套系統包含生產(chǎn)數據采集和原材料數據采集，由一臺中央處理機及分散安裝在各臺設備及手工工作崗位上的單個(gè)終端機組成，具體如下。
 

　　1、設備終端電腦：固定安裝在印刷機上，能自動(dòng)記錄時(shí)間及印刷數量，但生產(chǎn)中斷的原因需要領(lǐng)機人工輸入。
 

　　2、部門(mén)終端電腦：主要針對印刷企業(yè)生產(chǎn)中手工工作較多的崗位，每臺由多位操作人員使用。除了由數據管理系統供應商提供硬件設施外，PC機作為這種系統的終端應用也越來(lái)越廣。
 

　　3、移動(dòng)信息采集設備：這種小型輕便的設備可以放在工作臺上，也可以隨身攜帶。由一人或多人操作，它能將生產(chǎn)數據及原材料消耗情況按照設定的菜單格式采用數字鍵盤(pán)或字母編碼輸入到系統。此外，還有使用條碼識讀器獲得數據的方法。
 

　　這套系統基于企業(yè)現有的財務(wù)核算及管理系統，并配置合適的印刷管理軟件。軟件供應商只需針對企業(yè)不同情況對成本點(diǎn)、任務(wù)單、工作過(guò)程、原材料及人員進(jìn)行編碼或設定成條碼供每一個(gè)工作崗位使用。很多企業(yè)管理者往往注重設備等硬件的投資，辦公管理結構過(guò)于龐大。若采用先進(jìn)的行業(yè)管理軟件進(jìn)行數據采集、分析，則能節約很多人工，做到各部門(mén)資源共享。
 

　　利用手工報表完成數據采集
 

　　成本應按照成本發(fā)生的原則分攤到每一臺設備及每一份訂單中。如果企業(yè)還未使用印刷管理軟件，那么手工填寫(xiě)日報表也能對生產(chǎn)活動(dòng)及原材料消耗進(jìn)行分類(lèi)及統計。雖然企業(yè)的具體情況千差萬(wàn)別，但企業(yè)管理原則是一樣的，以下一些規則在對訂單、工時(shí)、原材料消耗進(jìn)行具體分析時(shí)應該考慮。
 

　　1、對數據進(jìn)行歸類(lèi)
 

　　發(fā)生在生產(chǎn)崗位上的數據應按天、班次、人員、訂單、委印客戶(hù)、生產(chǎn)工藝過(guò)程及原材料種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)統計。
 

　　2、時(shí)間的填寫(xiě)
 

　　生產(chǎn)時(shí)間應按時(shí)間種類(lèi)（生產(chǎn)時(shí)間、輔助時(shí)間、無(wú)效時(shí)間）及時(shí)間影響因素（如印版的難印程度、紙張的定量、印刷數量）進(jìn)行填寫(xiě)。除此以外，生產(chǎn)過(guò)程也應如實(shí)填寫(xiě)，如基本調試、換版、換墨、正式印刷等。
 

　　3、數量填寫(xiě)
 

　　生產(chǎn)時(shí)間直接影響實(shí)際質(zhì)量。用每一個(gè)生產(chǎn)過(guò)程所花費的時(shí)間除以生產(chǎn)數量就可得出單位數量消耗的時(shí)間，例如拼一張版、曬一次版、換一次墨等，這為車(chē)間內部制定任務(wù)指標打下了基礎。
 

　　4、原材料消耗填寫(xiě)
 

　　中小型企業(yè)中原材料通常按照種類(lèi)、數量的不同在日報表中反映出來(lái)。
 

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