【CPP114】訊：IT項目無(wú)論在大型商業(yè)機構，或中小企業(yè)都擔當了一定的角色，而在你每天的生活中，或多或少都會(huì )遇上涉及此范疇的東西，就由你早上起床計起，你拿著(zhù)的PDA手機(電子私人助理)開(kāi)始，看看今天約會(huì )了那位老板吃飯，或與那位供應商見(jiàn)面，又或到晚上回家上網(wǎng)看facebook，與朋友聊天那一刻，都存在著(zhù)IT成分。只是大家又有否察覺(jué)得到？

　　或有沒(méi)有好好利用呢？今天我們就談?wù)?a target="_blank" >印刷業(yè)進(jìn)行的IT項目計劃，讓大家對此有更深的了解。

　　企業(yè)在IT項目上的需求

　　以中小企印刷業(yè)為例，一般的日常運作分為檔案儲存、客戶(hù)報價(jià)、定單處理、工序流程分配，以及物料庫存管理。當中以工序流程較為重要，從訂單開(kāi)始，客戶(hù)及管理層都想隨時(shí)知道有關(guān)的工程單進(jìn)度，這都不難理解，在客戶(hù)的角度上，他們希望隨時(shí)知道甚麼時(shí)候產(chǎn)品可完成，以便進(jìn)行貨運或市場(chǎng)銷(xiāo)售。在內部管理層的角度上，他們想知道工程進(jìn)度的情況，如何安排人手工作，按工程單需要向供應商訂購物料(如紙張、油墨)，這可控制成本之余，還可減少積存滯銷(xiāo)存貨或物料不足的問(wèn)題。

　　商業(yè)解決方案
　　
　　一個(gè)合適的IT方案對所有業(yè)務(wù)是有利而無(wú)害，當然要配合各行各業(yè)的實(shí)際需要才可見(jiàn)效。今天香港大部分印刷業(yè)的大型廠(chǎng)房已移遷了內地，而中小型的印刷廠(chǎng)還在香港辛勤的打拼。而中小企正正就需要有系統化的改善，才可與員工及客戶(hù)的合作關(guān)系緊緊連成一線(xiàn)，這樣才能夠於有限的資源中獲取最大的利益，相信亦是各廠(chǎng)家、東主及管理層的愿景。

　　簡(jiǎn)易流程管理結合條碼(barcode)應用

　　在每天大量的單據進(jìn)出，中小企很不容易知道每張工程單的進(jìn)度，或預測到工程能於那個(gè)時(shí)候可完成，如有一系統可從訂單開(kāi)始就加入自動(dòng)識別碼(即條碼)來(lái)管理工程及生產(chǎn)程序，對中小企來(lái)說(shuō)便是最理想不過(guò)了。主要的操作即是由第一張確應單開(kāi)始就加入條碼，無(wú)論外發(fā)單或國內廠(chǎng)房加工單，都可透過(guò)條碼掃描跟進(jìn)，配合簡(jiǎn)易操作。管理層或同事就可容易地知道生產(chǎn)進(jìn)程，那么就可減少以往與同事及客戶(hù)之間在工程延誤上的問(wèn)題，從而改善溝通的誤會(huì )，增加工作效益。

　　投資及回報

　　進(jìn)行以上建議流程管理的系統投資，分為兩大方向，一是DIY自己建造，二是從市場(chǎng)上選購回來(lái)使用。當然，自己建造在金錢(qián)成本上有可能比外購回來(lái)便宜點(diǎn)，但在人力資源成本上就增加了不少，因要考慮的因素有很多。小老板可在電腦場(chǎng)上組裝，或全公司總動(dòng)員齊齊想辦法，那么工程誰(shuí)處理？那不是損失重大，得不償失，還說(shuō)得上有效益嗎？

　　不用擔心，在市場(chǎng)上也有相關(guān)系統可供企業(yè)選購，大的系統如ERP，中的有MIS，小型的有Job Tracker，以上都可在市場(chǎng)上選購，還有一般供應商除提供標準裝系統外，還有些可按企業(yè)需要提供度身訂做服務(wù)，任君選擇。

　　以下是市場(chǎng)上一些相關(guān)系統資料：與大家分享以作參考之用。

　　Job Tracke工程單追蹤

　　Job Tracker是三大應用系統中較易實(shí)行的系統：即『入門(mén)系統』。系統主要管理日常工程單，并套上條碼編號，方便日後以條碼掃瞄器閱讀，減少抄寫(xiě)錯誤，而用戶(hù)可按工程單需要，設置工序指示，例如印前制品設計、物料定購、出菲林或CTP、排版、切紙、印制、後加工或外判工序等，用戶(hù)都可自由設定，而用戶(hù)可跟據工序的次序，用條碼掃瞄器閱讀印在工程單上的條碼，由開(kāi)始、到進(jìn)行、以至工序完成，都用條碼掃瞄器閱讀，直接寫(xiě)入系統內，減少鍵盤(pán)輸入，而管理人就可透過(guò)系統圖表，或報表查閱工序進(jìn)度，方便與同事或客戶(hù)間溝通。

　　ERP企業(yè)資源規劃

　　ERP系統當然是以上最全面的系統，適合一些大型生產(chǎn)機構使用，當中組件包括報價(jià)、定訂、物料采購、工程單管理、會(huì )計及船期等功能，非常仔細，當然成本也比兩者為高，不但金錢(qián)上，也要有充裕的人力資源才能成事，回報自然有所不同。

　　MISP印刷業(yè)資訊管理系統


　　MISP算是以上兩種系統之間的平衡，系統內也有工程單管理、工序設定、存倉管理、實(shí)時(shí)追蹤、系統報告等資訊，而MISP支援多款專(zhuān)業(yè)流動(dòng)手帳電腦，用戶(hù)可選購適合的型號，以流動(dòng)方式從手帳電腦查閱工程單資訊，或輸入相關(guān)記錄，如流程進(jìn)度、生產(chǎn)時(shí)的突發(fā)事件(洗機、上油墨、維修等)、紙品存倉或物料提存等資訊，透過(guò)數據傳送，送到伺服器上，更新日常運作記錄。

　　結語(yǔ)

　　以上三種系統都有其特色，用戶(hù)選購時(shí)應了解公司的實(shí)際需要，再衡量可付出多少，最好在選購前，與日後使用系統的相關(guān)員工多點(diǎn)討論，列出所有需要，加以分析，以及與專(zhuān)家顧問(wèn)研究哪個(gè)方案較適合，最後才作出決定。 


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