【CPP114】訊：ERP與采購管理
 

　　ERP是現代企業(yè)管理的重要手段，它是由美國Gartner Group公司提出的一套管理思想，以企業(yè)供應鏈管理為核心，從企業(yè)全局角度進(jìn)行經(jīng)營(yíng)和規劃，是企業(yè)的綜合集成管理系統。ERP綜合考慮了制造商、供應商、分銷(xiāo)商及客戶(hù)等各方面的影響。它有三條主線(xiàn)：以生產(chǎn)管理為核心的“生產(chǎn)流”，以庫存管理為核心的“物流”，以成本控制為核心的“資金流”。它的應用使得企業(yè)生產(chǎn)流、物流、資金流協(xié)調一致，企業(yè)資源得到優(yōu)化配置，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟效益�？梢�(jiàn)，ERP是企業(yè)在市場(chǎng)化過(guò)程中的必然需要，對企業(yè)發(fā)展有十分重要的意義。
 

　　采購管理是企業(yè)為達到日常運作與戰略目標，對企業(yè)采購活動(dòng)進(jìn)行的管理。它是一個(gè)企業(yè)內部供應鏈的開(kāi)始，同時(shí)又是企業(yè)與企業(yè)之間供應鏈的橋梁。它是物流和資金流的重要組成部分，對保證信息正常流動(dòng)、交貨期、降低成本等有著(zhù)非常重要的作用。因而采購管理信息系統一直是各行業(yè)實(shí)施ERP時(shí)關(guān)注的重點(diǎn)，ERP管理模式下的采購管理信息系統為改善流程、提高生產(chǎn)率、降低成本提供了極大的機會(huì )。
 

　　印刷行業(yè)的特點(diǎn)及存在問(wèn)題

　　印刷行業(yè)與其他行業(yè)相比有其自身特點(diǎn)。如：生產(chǎn)方式特殊，必需按施工單組織生產(chǎn)，印刷出的成品只能專(zhuān)屬于某客戶(hù)，不能更換和處理;產(chǎn)品種類(lèi)繁多，定貨量無(wú)論大小，都要分別對待，排產(chǎn)、核算工作量大;客戶(hù)個(gè)性化要求高，產(chǎn)品要求時(shí)效性高，若不能按期交貨可能使產(chǎn)品報廢，給企業(yè)帶來(lái)巨大損失;原材料成本比重高，這就要求加強對原材料的采購管理，對供應商進(jìn)行價(jià)格和質(zhì)量認證;各環(huán)節相互制約性強等。
 

　　面對越來(lái)越激烈的市場(chǎng)競爭，傳統的印刷行業(yè)信息管理系統有著(zhù)明顯不適應企業(yè)發(fā)展的缺陷：1)“信息孤島”現象。由于系統缺乏總體規劃，企業(yè)已有應用系統之間相互獨立，數據不能實(shí)時(shí)共享，形成“信息孤島”，影響系統效率和企業(yè)數據的實(shí)時(shí)性、一致性和完整性。ERP管理水平滯后。已有系統不能體現企業(yè)新的經(jīng)營(yíng)理念和管理模式，在某種程度上只是替代人工作業(yè)方式的計算機輔助系統，功能單一，滯后于市場(chǎng)需求的變化。2)在采購方面，采購計劃的制訂幾乎全靠手工完成，效率低下，采購計劃應變能力較差，采購費用也較高。
 

　　因此重建企業(yè)的管理信息系統，引入ERP轉變企業(yè)的經(jīng)營(yíng)策略和生產(chǎn)方式顯得非常迫切和必要。本文結合我國印刷行業(yè)的現狀，論述了ERP 項目中采購管理子系統的設計與實(shí)現，為印刷企業(yè)引入ERP采購管理系統構建框架。
 

　　系統設計的關(guān)鍵

　　生成合理的采購計劃，提高效率。

　　制訂合理的采購計劃，是降低采購成本、控制庫存的重要保證。而采購計劃是根據采購申請制定的，生成采購申請主要有3種方式。
 

　　1)人工請購方式在一個(gè)閉環(huán)$%& 系統中，不應由手工錄入采購項目，但為實(shí)現中小企業(yè)靈活采購的目的，企業(yè)一般希望有此功能以滿(mǎn)足實(shí)際需要，如一些臨時(shí)需要的物料可人工請購。
 

　　2)MRP自動(dòng)請購方式傳統的采購是為庫存而采購，采購的物資是補充庫存，或生產(chǎn)上需要什么再買(mǎi)什么，但這樣無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需要，等到生產(chǎn)計劃定好再采購，只會(huì )讓生產(chǎn)部門(mén)等待，資源利用率低，也會(huì )使預計交貨期延長(cháng)，影響企業(yè)信譽(yù)，所以現代的采購方式應該是以訂單驅動(dòng)方式進(jìn)行的提前請購，這樣采購就更準時(shí)，庫存周轉更快。一般印刷公司得到業(yè)務(wù)訂單后基本可以知道所需物料，生產(chǎn)計劃部可直接根據產(chǎn)品訂單生成。(產(chǎn)品結構信息表)草稿后，再生成相應的物料需求計劃，不必等到生產(chǎn)設計的完成。因此設計的同時(shí)，采購員就可提前采購，等設計好后，若還需要購買(mǎi)物料，可再補充采購。根據訂單提供的物料需求量、庫存系統提供的實(shí)際庫存量、采購單的在途采購量和生產(chǎn)排程等數據，系統可算出滿(mǎn)足生產(chǎn)計劃所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據。物料采購數量可寫(xiě)一個(gè)大略公式：
 

　　采購數量, (訂單需求數量-庫存數量-在途數量+生產(chǎn)預定數量)×安全系數。
 

　　3)再訂購點(diǎn)法方式該方式通常用于油墨、膠水等輔料的請購，它需要在物料文件中設定基本資料，如預設訂購點(diǎn)、經(jīng)濟訂購量及安全存量等數據。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點(diǎn)，則發(fā)出數量為經(jīng)濟訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統自動(dòng)請購，它不像MRP那樣需要嚴謹的數據處理，但庫存量要正確，預設訂購點(diǎn)、經(jīng)濟訂購量、安全存量等數據也要合理。
 

　　以上3種請購方式再結合實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行局部動(dòng)態(tài)調整，可保證物料需求量的完整性和實(shí)時(shí)性，是企業(yè)保證交貨期，控制成本的重要手段。
 

　　BOM 的合理設計

　　在采購管理系統中，由生產(chǎn)計劃得到MRP自動(dòng)請購計劃這一步驟是采購有效運行的關(guān)鍵。而這一過(guò)程最終依賴(lài)于BOM這一基礎數據的全面性和正確性。
 

　　BOM也稱(chēng)為產(chǎn)品結構表或物料清單，是指產(chǎn)品所需零部件明細表及其結構，描述了制造產(chǎn)品所需要的原材料與零件、部件、總部件之間的從屬關(guān)系，是ERP系統中關(guān)鍵的基礎數據，BOM的設計和建模方案以及數據管理方法的優(yōu)劣直接影響到系統性能的好壞。因此，在設計時(shí)必須從保證系統運行的正確性、系統響應的即時(shí)性以及與用戶(hù)交互的友好性等多方面嚴格把關(guān)，確保系統高效、正確、穩定的運行。
 

　　合理選擇供應商，降低成本傳統的采購管理在選擇供應商方面要浪費較多時(shí)間，效率低下，且主觀(guān)因素較多，選擇標準不全面。要對供應商進(jìn)行評價(jià)首先要確定選擇供應商的指標體系，供應商的選擇有很多方法，包括線(xiàn)性權重法、采購成本法、數據包絡(luò )法、層次分析法等。筆者所述系統采用層次分析法，通過(guò)維護價(jià)目字典和供應商交易資料，對供應商進(jìn)行合理正確的績(jì)效評估，再綜合價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、信譽(yù)等選擇最優(yōu)供應商，第3期謝翠萍，傅秀芬，彭定，等：印刷行業(yè)$%&采購管理系統的構建，從而降低采購成本，提高采購效率。