【CPP114】訊：企業(yè)用戶(hù)節約打印成本的方法，除了選擇正確的打印機類(lèi)型降低折舊成本，采用分級打印的方式，從耗材方面盡量節約企業(yè)的打印輸出費用，采用恰當的打印機設置以降低打印輸出成本。其實(shí)我們還可以采用一些打印軟件或使用一些打印技巧來(lái)降低企業(yè)的打印成本。

　　軟件助力降低打印成本

　　為降低打印成本，市面上出現了一些打印軟件，這些第三方軟件通過(guò)各種方式挖掘耗材的使用潛力，達到了較好的節省效果。只要善用這些軟件，對于降低企業(yè)打印成本是非常有好處的。

　　1.Inksaver: 至少節約15%的墨水

　　Inksaver是一款噴墨打印機專(zhuān)用省墨軟件。它依靠打印時(shí)截取送往打印噴頭的信號，并對信號進(jìn)行優(yōu)化，以減少?lài)婎^噴射的墨滴數量來(lái)達到省墨的目的。同時(shí)Inksaver軟件的使用也非常簡(jiǎn)單，只要調節軟件左邊的滑桿，即可輕松達到1%～75%的省墨目的。

　　當然，由于噴射墨滴的減少，打印質(zhì)量也可能相應地降低。不過(guò)在15%以下的省墨條件下打印，文稿的輸出效果幾乎不會(huì )受影響，這也就意味著(zhù)使用這款軟件至少能夠節約15%的打印耗材成本。同時(shí)，Inksaver的獨特工作方式對于某些特殊介質(zhì)的打印效果還有較好的提升作用，如用洇墨情況嚴重的宣紙、吸墨性能差的銅版紙打印時(shí)，由于噴射墨滴減少，將大大降低墨滴擴散和堆墨對打印效果的損害。

　　2.SSC Service Utility：墨盒清零工具

　　提起SSC Service Utility，熟悉打印機的朋友和企業(yè)用戶(hù)都很熟悉，這款軟件適用于絕大多數Epson噴墨打印機，可以通過(guò)墨水凍結和智能芯片清零等方式，使墨盒繞過(guò)智能芯片的限制。這樣既可充分利用墨盒里的殘余墨水（當墨盒上的智能芯片計數到位時(shí)，會(huì )強制停止打印，其實(shí)此時(shí)墨盒里還有不少墨水），同時(shí)還為用戶(hù)自行注墨創(chuàng )造了條件。

　　當然，使用這款軟件還是有一定危險性的，如在使用軟件對墨盒清零后，當墨水耗盡時(shí)，打印機仍然會(huì )繼續工作，這樣噴頭空打時(shí)，空氣和雜質(zhì)會(huì )進(jìn)入噴頭，可能造成噴頭損壞或重新安裝墨盒時(shí)有一些麻煩，而這一弊病對于企業(yè)用戶(hù)的影響更加明顯。因此企業(yè)用戶(hù)在使用這款軟件時(shí)要多加注意，要避免因節省耗材成本而帶來(lái)的打印機損壞等問(wèn)題。當然，這款軟件附帶的廢墨清零功能對于企業(yè)用戶(hù)來(lái)說(shuō)還是頗為實(shí)用的，能有效降低打印機的維護成本。

　　3.Uniprint：打印管理工具

　　疏于管理也是企業(yè)用戶(hù)打印成本大大增加的一個(gè)原因，不少企業(yè)的打印任務(wù)并不多，但打印成本卻不低，究其原因，就在于打印了大量無(wú)用資料或員工私用打印機打印個(gè)人資料，而這些費用最后都要企業(yè)買(mǎi)單。在這種情況下，使用打印管理軟件，提高有效打印頁(yè)比率就成了解決這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵。而Uniprint就是其中功能較為出色的一款軟件，這款軟件能夠實(shí)現監控并記錄打印事件，查看打印內容與打印用戶(hù)，為客戶(hù)端設置打印密碼等，讓企業(yè)內部的打印事件盡收眼底。這樣就能夠有效避免員工及外來(lái)客戶(hù)無(wú)限制使用打印機，對于打印內容的有效審定與無(wú)效打印頁(yè)的剔除，也有直接的效果，能夠大大提高企業(yè)內有效打印頁(yè)比率，極大地降低打印成本。

　　當然，能夠降低企業(yè)打印成本的軟件還有很多，限于篇幅，我們在此只介紹這三款相關(guān)的軟件，相信只要企業(yè)用戶(hù)善于挖掘，使用這些軟件，對于降低打印成本，還是有相當大的作用的。

　　節省成本技巧來(lái)幫忙

　　在節約打印成本時(shí)，一些技巧的應用也很關(guān)鍵。一些打印技巧雖然很小，甚至看起來(lái)有些不起眼，但只要應用得當，對于降低打印成本還是相當有效的。

　　1.集中打印

　　對于不少企業(yè)來(lái)說(shuō)，零散打印已經(jīng)成為打印習慣，大家都習慣于遇到打印任務(wù)時(shí)，隨時(shí)進(jìn)行輸出，這種打印方式對于打印緊急文件自然無(wú)可非議。但在日常使用中，采取這種方式卻可能大大增加打印成本。首先大多數噴墨打印機在開(kāi)機自檢和關(guān)機噴頭鎖定的過(guò)程中，需要消耗部分墨水，這樣頻繁開(kāi)關(guān)打印機，將造成墨水的極大浪費。同時(shí)部分打印機，尤其是老款激光打印機，在打印前幾頁(yè)時(shí)，容易因定影不良造成打印件報廢，這樣頻繁開(kāi)關(guān)機將造成大量打印紙和耗材的浪費。而頻繁開(kāi)關(guān)機時(shí)的沖擊電流，對于打印機壽命的影響是比較大的，會(huì )降低打印機壽命，提高故障率，造成打印機折舊成本增加。

　　另外大多數打印任務(wù)，需要有人看守才能避免卡紙、打印報錯等情況，這樣分散打印將浪費不少人力資源成本。而集中打印在這方面的優(yōu)勢明顯，將數個(gè)不緊急的任務(wù)放在一起打印，可減少開(kāi)關(guān)機過(guò)程中的浪費，降低人力資源的消耗，降低打印機折舊成本和報廢的紙張數量。因此，除了一些緊急打印任務(wù)外，在企業(yè)用戶(hù)打印時(shí)，盡可能集中打印，以降低打印成本。

　　2.簡(jiǎn)化打印任務(wù)

　　另外，在企業(yè)用戶(hù)打印時(shí)，一些員工喜歡在打印時(shí)加上水印，在編輯文件時(shí)采用底紋等等，或使用彩色進(jìn)行文字輸出。這樣操作雖然打印頁(yè)顯得比較美觀(guān)，但這種美觀(guān)卻是依靠很高的打印成本來(lái)實(shí)現的，因為無(wú)論是水印還是底紋的打印，都是要消耗打印耗材的，而彩色文本的輸出，需要更大的耗材成本。因此，如非必要，不要采用這些方式進(jìn)行打印。同時(shí)，編輯文件時(shí)所選擇的字體，對于打印成本也有較大的影響，如黑體和一些美術(shù)體文字的字體筆畫(huà)要比我們常用的宋體或楷體粗一些，這樣整篇文檔的打印覆蓋率也會(huì )相應地增加，這就需要使用更多的耗材進(jìn)行打印，而加粗文字也會(huì )有類(lèi)似的結果，因此盡可能用筆畫(huà)較細的字體，避免加粗文字打印，也能取得一定的節省效果。

　　另外，在打印大字體時(shí)，使用一些空心字體，不僅看上去美觀(guān)，節省效果也相當明顯。在word文檔中，我們還可將文字設定為灰色，通過(guò)降低墨色的方式控制噴墨量，也能節省打印耗材，需要注意的是，將文字設定為灰色時(shí)，如使用噴打或彩色激打輸出，最好將打印設置中的“僅使用黑色墨盒（硒鼓）”選項打開(kāi)，否則，某些打印機可能會(huì )用彩色墨水/碳粉合成黑色耗材的方式來(lái)打印灰色文檔，這樣打印成本反而會(huì )提高。

　　3.加強文件共享，減少打印任務(wù)

　　節省的極致是什么，就是盡可能減少打印量。其實(shí)我們發(fā)現，企業(yè)打印的很多材料都不是必需的，如一些不需要存檔的報表和資料，原本只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò )共享等方式讓相關(guān)的部門(mén)或人員得到這些資料就可以了。但由于企業(yè)受傳統管理方式的影響以及某些企業(yè)內部IT建設滯后，導致這些非必要數據仍在大規模打印，甚至成為一些企業(yè)打印的主要內容。如何壓縮這部分打印內容，就要考驗企業(yè)管理人員了。如何在投入與享受IT成果間形成平衡，如何管理和共享數據與文件，如何在提高辦公效率的基礎上降低打印成本，是企業(yè)管理者需要考慮的。

　　總結：打印成本減半不是夢(mèng)

　　當然，各種節省方式之間有可能相互影響，如選擇了自行填充耗材或連供系統時(shí)，雖然會(huì )大幅度降低耗材打印成本，卻會(huì )提高打印機的折舊成本和人力消耗成本。而選擇高性能、自動(dòng)化程度較高的打印機，雖然能降低人力消耗成本，并在一定程度上降低耗材成本，卻會(huì )大大增加打印機的折舊成本。因此，企業(yè)用戶(hù)在節省打印成本時(shí)，決不能著(zhù)眼于單項打印成本的降低，而要根據自身的情況，綜合分析，以求得各項打印成本的平衡，這樣才能獲得最低的綜合打印成本。

　　只要方法應用得當，企業(yè)打印成本減半并不是夢(mèng)想，從附表中可以看出，數種方式的綜合應用，在不影響打印質(zhì)量及增加其他部分成本的基礎上，能夠將耗材打印成本、打印紙成本降低50%左右，而有效打印頁(yè)比率也能提高30%以上。至于打印機折舊和維護及人力資源成本，雖然很難有明確的數字表示，但打印機選購和使用得當的話(huà)，相信能夠降低20%左右的成本。這些措施的綜合使用，就能夠輕松地使企業(yè)的總體打印成本降低一半甚至更多。

　　編后：綜合來(lái)看，企業(yè)用戶(hù)要節省打印成本，除了在選擇打印機和耗材時(shí)要注意之外，對打印機的管理也是很有必要的。更重要的是，管理者要在員工中提倡節約的理念，讓大家在打印時(shí)注意一定的操作技巧，這樣為企業(yè)節約打印成本也能起到事半功倍的效果。

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