然而，在處理數字文件時(shí)要實(shí)現上述目標，要遵循很多的準則。
 

　　一般需求

　　除非遠程打樣技術(shù)已經(jīng)可以完全控制并得到廣泛應用，否則所有的電子文件都要配有經(jīng)客戶(hù)簽字認可的swop樣張（數字打樣的或模擬打樣的）。
 

　　在圖像區域中應不能直接包含數字色標。在所有作業(yè)的傳遞過(guò)程中，文件中都要包含一個(gè)數字控制對象，但要在真實(shí)的圖像區域之外。該對象應包含色調值為5%，25%，50%，75%和95%的所有印刷原色的色標塊，專(zhuān)用來(lái)核實(shí)數據傳遞和/或解釋過(guò)程中的精確性。
 

　　交換電子文件時(shí)采取的傳輸方式（例如磁帶、可移動(dòng)磁盤(pán)、電子傳輸）和文件格式都必須經(jīng)過(guò)所有參與部門(mén)的同意和認可。
 

　　電子文件要伴隨有電子的或硬拷貝的工作傳票。訂單插頁(yè)、預定空間和廣告副本說(shuō)明等商業(yè)資料的傳遞，應該參照出版商/代理信息交換gca參數說(shuō)明（space）和ddap電子商務(wù)信息交換參數說(shuō)明（ddap debies）。
 

　　文件同時(shí)還包含所有的swop指定的文件準備和最終膠片邏輯參數（如ucr/gcr，灰平衡，十字規矩線(xiàn)，圖像套印等等）。多種插入訂單往往需要多種文件設置方式。向出版商核對上述參數。
 

　　swop認可ddap用戶(hù)需求參數說(shuō)明（1995年的3.2版本）關(guān)于編輯所有內容時(shí)的要求。需要改變時(shí)，要在出版商和印刷人員的許可下，按照廣告代理商和廣告客戶(hù)的要求改變。
 

　　標準格式

　　對于可預測的打樣、拼版和輸出結果，最終的印前文件都應該存為cmyk光柵文件，使用iso12639定義的tiff/it（使用圖像技術(shù)的有標簽的圖像文件格式）文件格式交換。最終頁(yè)面（即final page，簡(jiǎn)稱(chēng)fp）、連續調（即continuous-tone，簡(jiǎn)稱(chēng)ct）和線(xiàn)條稿（即line work，簡(jiǎn)稱(chēng)lw）文件都可存成tiff格式。有時(shí)還會(huì )遇到高分辨率連續調圖像（即high-resolution contone，簡(jiǎn)稱(chēng)hc）的情況。
 

　　swop目前支持用cgats和iso tc 130委員會(huì )開(kāi)發(fā)的標準文件格式進(jìn)行文件交換。隨著(zhù)標準委員會(huì )不斷鑒定出新型的文件格式，這些新格式也將成為swop評價(jià)并考慮標準。當前，ansi tiff/it p1格式是與swop相關(guān)的ddap委員會(huì )推薦的唯一格式。
 

　　其它格式

　　如果必須交換其他的文件格式，在所有參與者同意的前提下，可以采用gca電子機械參數（即electronic mechanical specification，簡(jiǎn)稱(chēng)ems）（第二版）118-1993。在使用私人的桌面應用或當地的彩色電子印前系統（即color electronic prepress system，簡(jiǎn)稱(chēng)ceps）和包含其他文件格式（例如，eps, pict或pdf文件格式）時(shí)，該文件提供了格外有用的指導方針。與ems不同的是，swop允許的電子文件必須是加網(wǎng)的。
 

　　只有在傳送方和接收方都同意使用壓縮文件并使用相同壓縮方式的條件下，才能使用數據壓縮。傳送方要保證出版商和/或印刷人員了解使用的壓縮方式，有辦法將文件解壓縮。必須采用無(wú)損壓縮：一種沒(méi)有數據變化的壓縮方式。

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