對那些想為客戶(hù)提供個(gè)性化通訊產(chǎn)品和服務(wù)的印刷廠(chǎng)來(lái)說(shuō)，它們需要面對很多特殊的挑戰。

首先，它們無(wú)法控制客戶(hù)內部的IT系統或數據庫，所以系統的兼容性是一個(gè)很重要的問(wèn)題。其次，來(lái)自不同行業(yè)（從零售業(yè)到電信業(yè)再到非營(yíng)利性組織）的印刷買(mǎi)家都擁有各自不同的通訊習慣和目的。第三，商業(yè)印刷廠(chǎng)一般都比較擅長(cháng)文檔輸出，但在需要為文檔添加可變數據的時(shí)候，數據的輸入通常會(huì )決定著(zhù)最終產(chǎn)品的外觀(guān)、感覺(jué)甚至是產(chǎn)量。 

由于個(gè)性化通訊是一個(gè)非常復雜的事情，所以印刷顧問(wèn)強烈建議商業(yè)印刷廠(chǎng)減少對簡(jiǎn)單產(chǎn)品的生產(chǎn)，把主要精力投入到對高度個(gè)性化產(chǎn)品的生產(chǎn)中去。

所以，當你認真考慮專(zhuān)家的建議并決定向前邁出一步的時(shí)候，首先就要搞清楚什么樣的軟件解決方案才能為你的個(gè)性化服務(wù)帶來(lái)幫助。這個(gè)問(wèn)題看起來(lái)也許比較復雜，但實(shí)際上可以歸納為三個(gè)基本要素：功能性、靈活性和增長(cháng)潛力。

功能性

為滿(mǎn)足不同客戶(hù)對個(gè)性化印刷的需求，強大而全面的功能是可變數據印刷軟件所必需具備的要素。

你選擇的解決方案必須要能很容易地與你和你的客戶(hù)們現有的系統整合在一起，其中包括：遺留和ERP系統，以及存儲在客戶(hù)桌面上的圖像和文本文件。

此外，這款可變數據印刷軟件還必須要能簡(jiǎn)化個(gè)性化通訊材料的創(chuàng )建過(guò)程，并能輕松地開(kāi)發(fā)和使用新的文件程序。它應該能讓你幫助客戶(hù)把有針對性的信息及時(shí)有效地傳播到市場(chǎng)上。為了確保輸出的一致性和印刷廠(chǎng)的收益，這個(gè)軟件解決方案應該能讓你快速簡(jiǎn)便地創(chuàng )建各種類(lèi)型的文檔。

靈活性

你必須要找到一個(gè)足夠靈活的解決方案，它不但要能滿(mǎn)足你自己和客戶(hù)當前的需求，而且還要能滿(mǎn)足你們將來(lái)的需要。有些客戶(hù)可能會(huì )把所有的工作都推給印刷廠(chǎng)去做，例如：數據庫管理和頁(yè)面設計等；而有些客戶(hù)則愿意自己控制這些生產(chǎn)元素。因此，你最好要找到一個(gè)能夠提供協(xié)同創(chuàng )作環(huán)境——一一個(gè)能讓你和你的客戶(hù)們進(jìn)入的通用平臺--的解決方案。這款軟件解決方案應該能簡(jiǎn)單快捷地對一個(gè)或多個(gè)頁(yè)面上的內容進(jìn)行修改和更新，此外，它還要能與你的數字和機械印刷環(huán)境相兼容。

隨著(zhù)印刷廠(chǎng)逐漸把自己的角色從“印刷服務(wù)供應商”轉變到“通訊解決方案供應商”，多渠道文檔的生產(chǎn)也就勢在必行了。

最關(guān)鍵的是你所選擇的軟件必須要能將文檔發(fā)送到多個(gè)輸出目的地：印刷機、電子郵箱或客戶(hù)的網(wǎng)站等。為了保持印刷廠(chǎng)的經(jīng)營(yíng)效率和競爭力，這款軟件應該能幫你創(chuàng )建一個(gè)可以用多種格式傳輸的文件。即便你的客戶(hù)很想通過(guò)多渠道通訊材料與自己的客戶(hù)建立起聯(lián)系，但重要的企業(yè)顏色、經(jīng)過(guò)驗證的文字和圖案以及所有必要的法規材料都應該保持不變。