可變數據印刷有一定的工作流程，是和數據相聯(lián)系的。國外的一些專(zhuān)業(yè)打印店和專(zhuān)業(yè)打印工廠(chǎng)，他們在計算機系統方面的投資要遠遠超過(guò)國內。這個(gè)系統的核心是數據庫，可變數據印刷是將印刷與數據庫相結合，可以改變一批印件中每張印刷品的內容，實(shí)現個(gè)性化印刷，使每個(gè)受眾所收到的印刷品內容各不相同。而數據庫本身就是企業(yè)的利潤來(lái)源，能給你提供很多信息。比如上�，F在做了一個(gè)很強大的數據庫，叫“人口地理信息庫”，能定位到每一個(gè)人，這個(gè)數據庫同每個(gè)人的醫療保險、退休金以及生老病死，甚至同每個(gè)人的一生都掛勾，這些數據本身就是資源。北美一家知名的公司在數據庫這一塊的營(yíng)業(yè)利潤已經(jīng)占到了100%。但是，數據庫是需要整合的，通過(guò)客戶(hù)所提供的數據資源，打印出數據，插入廣告，然后投遞數據，但不是數據投遞出去就算完成了，必須還要反饋，所以這一套管理系統是很重要的。曾經(jīng)有一個(gè)省的移動(dòng)公司，他們投遞出去的信件有16%都退了回來(lái)。

    可變數據印刷要有一個(gè)整體的解決方案，作為一個(gè)數字化的管理系統，從數據到中間管理系統到防火墻，都要有一個(gè)完整的解決方案，且這些數據是保密的。如果美國大使館收到一張不是他們的賬單，他們就會(huì )問(wèn)：“我們的賬單哪去了？”所以這方面的數據就需要有防火墻。這些數據需要有作業(yè)管理，作業(yè)管理對不同的格式有不同的電子文擋、不同的數據庫。在這種情況下還要進(jìn)行制度上的合理轉換，轉換成我們所需要的格式，期間有一些版面的設計、數據的反饋。在數據打印這一塊，目前我國許多企業(yè)還沒(méi)有真正意識到管理的重要性。像一些電信公司的賬單等，如何保證票據秩序不混亂是十分重要的。

    在數據印刷這一塊，國外一般都采用彩色版，日本一些電訊賬單現在都是彩色版，包括英國一些公司的賬單也從黑白版轉換成了彩色版，這也是一個(gè)發(fā)展趨勢。隨著(zhù)企業(yè)對客戶(hù)服務(wù)水平的提高，為客戶(hù)提供的賬單郵寄量會(huì )越來(lái)越大，甚至能達到幾百萬(wàn)份，而且賬單制作質(zhì)量的要求也越來(lái)越高，套色甚至彩色的賬單已經(jīng)比比皆是。采用彩色賬單，可提高關(guān)注度94%，提高理解力 55%～73%，加強辨認力78%，提高信息傳達率80%，提高銷(xiāo)售額88%，提升客戶(hù)滿(mǎn)意率75%，增加客戶(hù)回復率83%，并具有穩步擴充升級的靈活性等。