不容忽視的辦公成本

研究機構在對美國500家大型企業(yè)調研后發(fā)現，文件在企業(yè)核心業(yè)務(wù)中的重要性不言而喻。83%的公司認為，文件對核心業(yè)務(wù)非常重要。從市場(chǎng)部的產(chǎn)品目錄、直郵資料，到財務(wù)部的付款通知以及設計生產(chǎn)部門(mén)的用戶(hù)手冊、技術(shù)資料……，公司員工近37%的工作時(shí)間都花費在處理文件上。

調查顯示，企業(yè)在文件方面的花費占據了公司整體營(yíng)業(yè)額的1%-3%。然而，90%的CIO或CFO并不清楚公司在文件方面的具體花費，打印、復印等文件處理的消耗成為企業(yè)成本中尚未挖掘的最后“堡壘”。

富士施樂(lè )株式會(huì )社日本和亞太區全球服務(wù)業(yè)務(wù)總裁岡野正樹(shù)表示，將文件業(yè)務(wù)外包，可以幫助公司從繁雜的文件處理及相關(guān)硬件設備的管理和維護中擺脫出來(lái)，將節省的人力、精力和成本投入到自身的核心業(yè)務(wù)中。據統計，采用富士施樂(lè )的文件外包服務(wù)后，客戶(hù)的文件支出成本將減少10%-30%。前不久，寶潔公司與富士施樂(lè )/施樂(lè )簽署了為期5年的文印外包服務(wù)，預計能將辦公成本降低20%～25%，年耗電量將節省30%，年用紙量將節省約20%～30%。

從“擁有者”到“使用者”的角色互換

通常，一個(gè)企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，都各自擁有并管理著(zhù)很多設備，負責這些設備的采購、維修、耗材，甚至要考慮每臺機器應該放在哪里等，這必然會(huì )造成不同程度上的資源浪費，又給各部門(mén)增加設備管理的負擔。

但是，如何才能確�？蛻�(hù)從“擁有者”到“使用者”角色的順利互換？據岡野正樹(shù)介紹，根據富士施樂(lè )的實(shí)踐和服務(wù)經(jīng)驗，在為客戶(hù)實(shí)施全球服務(wù)（文件外包服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)）之前，富士施樂(lè )的專(zhuān)業(yè)人員會(huì )先了解客戶(hù)的需求，再通過(guò)精益六西格瑪理論對客戶(hù)的辦公環(huán)境、文件管理流程進(jìn)行評估，同時(shí)傾聽(tīng)客戶(hù)的意見(jiàn)，全面細致地了解客戶(hù)運營(yíng)的實(shí)際情況。通過(guò)調查評估，富士施樂(lè )將根據不同的客戶(hù)需求量身定制適合的文件管理服務(wù)，配置最優(yōu)化的設備組合并改善文件管理流程。

事實(shí)上，在企業(yè)管理日益精細化的今天，除了文件管理服務(wù)之外，富士施樂(lè )所提供的文件外包溝通服務(wù)以及業(yè)務(wù)流程服務(wù)，也受到越來(lái)越多客戶(hù)的青睞。文件溝通服務(wù)可以為客戶(hù)提供從文件設計、創(chuàng )造、打印或印刷、庫存到分發(fā)、遞送乃至與其客戶(hù)進(jìn)一步溝通的增值服務(wù)；而通過(guò)業(yè)務(wù)流程服務(wù)，富士施樂(lè )則可以幫助客戶(hù)進(jìn)一步改善財務(wù)等內部業(yè)務(wù)管理流程，提升工作效率。

如今，文件外包已經(jīng)逐漸成為企業(yè)辦公的一種新趨勢。相信隨著(zhù)企業(yè)文件管理服務(wù)需求的日益增多，以及富士施樂(lè )等行業(yè)領(lǐng)導廠(chǎng)商的大力推動(dòng)，中國的文件外包市場(chǎng)將會(huì )快速發(fā)展，日漸繁榮。