【我要印】OA，Office Automation，中文為辦公自動(dòng)化系統，應用于企業(yè)的流程管理、計劃控制和知識共享，是企業(yè)強化內部管理、提升工作效率的重要信息化工具。根據賽迪發(fā)布的《中小企業(yè)信息化發(fā)展報告》，48%的中小企業(yè)選擇使用OA，位居各類(lèi)業(yè)務(wù)應用系統的第二位，甚至高于進(jìn)銷(xiāo)存管理。專(zhuān)家對此的評價(jià)是中國企業(yè)普遍存在著(zhù)迅速規范管理、提高效率的需求，因為產(chǎn)品存在著(zhù)被快速復制的風(fēng)險，惟有優(yōu)化的流程才是企業(yè)在競爭中獲勝的生存之道。但是，專(zhuān)家也發(fā)現雖然上馬OA系統的企業(yè)眾多，但能夠發(fā)揮出OA全部功效的卻少之又少，這究竟是怎么回事呢？

　　案例一：十項全能，還是單項冠軍？

　　A電子儀器公司是家典型的生產(chǎn)制作型企業(yè)，今年的目標是精細管理，為此IT信息中心的總監白先生，策劃并實(shí)施了公司的OA項目，加載的模塊包括公文流轉、人事計劃、協(xié)作辦公、資產(chǎn)管理、費用報銷(xiāo)和視頻會(huì )議等。白先生為了這個(gè)項目夜以繼日的工作了三個(gè)月，總算在2007年年中完工上線(xiàn)。豈料到項目上馬后，白先生變得更忙了。成天日，各個(gè)部門(mén)的求救電話(huà)絡(luò )繹不絕，系統就像個(gè)百病纏生的病人，這個(gè)問(wèn)題剛解決，那個(gè)問(wèn)題又出現。不得已，A公司只得暫停了這套系統的使用，白先生半年的心血算是白白浪費。

　　點(diǎn)評：A公司似乎認為OA功能越全面強大，越有利于企業(yè)，越能達到精細管理的目標。但實(shí)際上，在公司內部環(huán)境尚未適應OA化管理時(shí)，這樣做不僅無(wú)法規范企業(yè)管理，還有可能使公司管理陷入混亂。其實(shí)，OA的核心功能是公文流轉，一方面在挑選OA系統時(shí)應著(zhù)重測試這一功能；另一方面，在使用時(shí)應率先啟用這一模塊而不要盲目地上馬所有模塊。目前市面上公文流轉功能較為強大的OA系統有35互聯(lián)的35OA、泛微協(xié)同辦公等。

　　案例二：IT經(jīng)理的職業(yè)危機

　　作為國際知名化妝品牌歐萊雅的供貨商，H化工進(jìn)出口公司的競爭力就在于其嚴密的成本控制體系。上半年，公司IT部門(mén)申請安裝了一套OA軟件，誰(shuí)知該系統上馬后，各業(yè)務(wù)部門(mén)紛紛抱怨系統存在漏洞，問(wèn)題百出，影響業(yè)務(wù)操作。結果不僅這套花費十幾萬(wàn)的OA系統被束之高閣，而且審計部還要求對采購環(huán)節進(jìn)行調查，可憐的IT部經(jīng)理被推到了風(fēng)口浪尖。

　　點(diǎn)評：購買(mǎi)軟件版OA需要一次性付清全款，對企業(yè)的現金流壓力較大，而且一旦部署失敗，這筆投資就成為沉沒(méi)成本。H公司就屬于這種情況。其實(shí)現在有不少公司提供租用模式的OA產(chǎn)品，例如35互聯(lián)、Xtools等。采用租用模式不僅解決了資金和風(fēng)險問(wèn)題，而且可以按需購買(mǎi)功能模塊和增刪用戶(hù)數，符合中小企業(yè)快速變化的特點(diǎn)。因此，專(zhuān)家建議，中小企業(yè)大多處于發(fā)展期，應盡量采用租用模式的OA，以降低成本、提高靈活度。另外，在購買(mǎi)之前可以適當進(jìn)行試用，不要僅聽(tīng)銷(xiāo)售人員的一面之詞。

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